TikTok Shop đã trở thành một trong những nền tảng mua sắm trực tuyến phát triển nhanh chóng, thu hút lượng người tiêu dùng khổng lồ mỗi ngày. Tuy nhiên, việc xử lý đơn hàng trên TikTok Shop có thể gặp những thách thức riêng biệt, đặc biệt là trong các ngày sale hoặc khuyến mãi (Sale ngày đôi, Sale lương về, Sale giữa tháng,..).
Vậy làm thế nào để quản lý và xử lý đơn hàng một cách hiệu quả, đảm bảo tốc độ giao hàng nhanh chóng và làm hài lòng khách hàng? Trong bài viết này, hãy để ORCA sẽ chia sẻ các chiến lược tối ưu để xử lý đơn hàng trên TikTok Shop, cả vào những ngày thường và ngày sale nhé!!!
I. XỬ LÝ ĐƠN HÀNG HIỆU QUẢ VÀO NGÀY THƯỜNG
Để xử lý đơn hàng hiệu quả vào ngày thường, bạn cần tổ chức quy trình và có kế hoạch cụ thể:
- In đơn hàng theo giờ: để đảm bảo mọi đơn đều được theo dõi và xử lý kịp thời, tránh tình trạng bị bỏ sót.
- Gửi hàng đúng hạn: hãy đảm bảo rằng tất cả các đơn hàng đều được đóng gói và chuyển cho đối tác vận chuyển trong ngày.
- Cuối ngày đừng quên kiểm tra các đơn hàng còn xót lại: rà soát lại danh sách các đơn chưa được xử lý hoặc có sự cố phát sinh. Bên cạnh đó, bạn cần kiểm tra tồn kho để chuẩn bị cho ngày hôm sau, đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng, tránh tình trạng thiếu hàng gây gián đoạn hoạt động bán hàng. Những bước đơn giản nhưng quan trọng này sẽ giúp bạn duy trì quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả và đảm bảo mọi đơn hàng được giao đúng hẹn.
 |
Khung thời gian hoàn thành đơn hàng Nguồn: TikTok Shop Academy |
TRƯỚC NGÀY CAMPAIGN
BƯỚC 1:
- Dự tính số lượng sản phẩm sẽ bán trong chiến dịch: để nhập hàng đầy đủ, tránh trường hợp có đơn nhưng không đủ hàng để giao.
- Sắp xếp nhân sự đóng hàng sẵn là rất quan trọng để đảm bảo khi có đơn hàng, bạn chỉ cần lấy sản phẩm đã chuẩn bị sẵn và bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
- Đồng thời theo dõi liên tục xu hướng đặt hàng, từ đó dự đoán các sản phẩm khách sẽ mua nhiều và chuẩn bị trước, ví dụ như gói sẵn các mặt hàng hot, khi có đơn về, bạn chỉ cần dán mã đơn và gửi đi ngay lập tức.
- Đừng quên kiểm tra lại vật dụng đóng gói bao gồm (túi gói hàng, giấy in đơn và băng keo...) Việc này giúp bạn đảm bảo tất cả các vật dụng cần thiết đã sẵn sàng, tránh tình trạng thiếu hụt trong những giờ cao điểm của chiến dịch sale. Những bước chuẩn bị chu đáo này sẽ giúp bạn quản lý đơn hàng một cách suôn sẻ và giao hàng đúng hẹn, mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng.
Lưu ý:
- Bên cạnh đó, bạn cũng cần làm việc với các đơn vị vận chuyển để sắp xếp lịch lấy hàng hợp lý và đảm bảo hàng hóa được chuyển đi đúng hạn. Nếu đơn vị vận chuyển quá tải, bạn cũng có thể tự mang hàng đến bưu cục để hỗ trợ giao hàng kịp thời.
- Nếu lượng đơn hàng dự kiến vượt quá khả năng giao hàng trong một ngày, hãy bật công cụ quản lý năng suất để giúp bạn tối ưu hóa quy trình xử lý đơn (Tuy nhiên, tính năng này chỉ áp dụng cho các shop có tài khoản AM và lượng hàng lớn)
 |
| Công cụ quản lý năng suất & Mang hàng ra bưu cục Nguồn: TikTok Shop Seller Center |
BƯỚC 2: TRUYỀN THÔNG CHO NGÀY CAMPAIGN
Deal hời, sản phẩm độc quyền, quà tặng, mini game: cực kì quan trọng. Phải có giá trị lớn. Khách hàng nhận thông tin là muốn chờ đợi săn ngay. VD mua 1 áo A tặng thêm 2 áo A (cực hời nhưng chỉ giới hạn số lượng). Deal/Quà càng nhiều càng nhiều khách chờ đợi.
Truyền thông:
- Thuê KOL/KOC PR cho các quà tặng, combo kèm theo lời nhắc vào ngày sale những quà tặng hay combo này còn lớn hơn nữa.
- Chạy quảng cáo các video chứa thông tin về quà tặng, deal trước 5 ngày để thu hút tệp khách chờ sale. Chạy quảng cáo (VSA, PSA) với các thẻ sản phẩm là Hero SKUs/ Combo/ Deal/ Quà đã chuẩn bị từ trước.
- Livestream 24/24 từ 0H để tận dụng tối đa voucher. Tung các Combo >> Deal >> Hero Skus >> Xả (Nếu có) - Không đẩy các sản phẩm chuyển đổi thấp trong chuỗi ngày này.
.jpg) |
Khuyến mãi & Quảng cáo Nguồn: app TikTok |
TRONG NGÀY CAMPAIGN
- Bố trí nhân sự in đơn hàng liên tục
- Sắp xếp đơn vị vận chuyển lấy hàng sao cho thuận tiện cả 2 bên nhất
- Tăng ca nhân sự (nếu có thể)
SAU NGÀY CAMPAIGN
- Xử lý các đơn hàng còn xót lại
TIPS XỬ LÝ ĐƠN HÀNG HIỆU QUẢ
Để tránh yêu cầu trả hàng hoàn tiền hoặc tranh luận không đáng có với khách: Tùy sản phẩm sẽ thiết lập chính sách bảo hành ở ngay trên mô tả sản phẩm
Cách in đơn không sót: Sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng / Thiết lập in hàng loạt theo sản phẩm hoặc theo đơn vị vận chuyển
Cách xử lý đánh giá tiêu cực: Đây là điều không tránh khỏi, xử lý bằng cách tăng chất lượng sản phẩm/dịch vụ, tăng số lượng đơn hàng. Bên cạnh đó cần xử lý các đánh giá tiêu cực:
- Phản hồi đánh giá
- Chat hỗ trợ khách hàng lần 1 (trong ngày)
- Nếu trường hợp khách không phản hồi lần 1, tiếp tục nhắn tin hỗ trợ khách hàng lần 2 (ngày hôm sau)
- Sau đó chụp màn hình lưu vào File bằng chứng
Cách xử lý khi bị tráo hàng: Chuẩn bị Video đóng hàng, đặt camera ở các góc nơi gói hàng ==> Tuy nhiên nên cho mục này vào chi phí rủi ro.
TỔNG KẾT
Xử lý đơn hàng hiệu quả trên TikTok Shop là yếu tố quan trọng để xây dựng một cửa hàng uy tín và thu hút khách hàng. Dù là vào những ngày thường hay ngày sale, việc chuẩn bị kỹ càng và sử dụng công nghệ hỗ trợ sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình và mang đến trải nghiệm mua sắm tuyệt vời cho khách hàng. Hãy chuẩn bị sẵn sàng để đối mặt với mọi thách thức và tăng trưởng doanh thu mạnh mẽ trong các đợt khuyến mãi lớn!